Een Vertrouwenspersoon ondersteunt primair een melder. De Vertrouwenspersoon informeert over mogelijke interventies en consequenties, ook juridische. De Vertrouwenspersoon begeleidt de melder bij belangrijke momenten en geeft nazorg.

Preventief doet de Vertrouwenspersoon aan voorlichting bij bedrijven een geeft (ongevraagde) adviezen.

Een Vertrouwenspersoon doet GEEN onderzoek naar de waarheid.

Belangrijk om te weten is dat een Vertrouwenspersoon in principe meldingen behandelt die Ongewenste Omgangsvormen of Integriteitskwesties betreffen. Een Vertrouwenspersoon is dus wat anders dan een vertrouwelijk persoon en is in principe niet voor arbeidsconflicten, privéproblemen, werkdruk en reorganisaties.

Een Vertrouwenspersoon heeft geen officiële bevoegdheid. Wél is een Vertrouwenspersoon anders dan een ander binnen een bedrijf, met ‘vertrouwenswaardige’ status.

Een Vertrouwenspersoon is gebonden aan geheimhouding en doet in principe niets zonder de toestemming van de melder. Komt er echter een strafbaar feit bij kijken dat voor iedereen meldingsplichtig is, dan zal de Vertrouwenspersoon hier natuurlijk ook melding van maken. Dit gebeurt uiteraard ook weer met medeweten van de melder.

Een Vertrouwenspersoon zal altijd eerst kijken of er zelf iets opgelost kan worden, om erger te voorkomen. Dit heet ook wel de informele procedure. Vaak wordt er gesproken met een leidinggevende, eventueel met de leidinggevende van de dader. Focus ligt hierbij op bereidheid tot een oplossing, de-escalatie en praten mét elkaar. Vanuit dit traject kan er ook besloten worden om verder te gaan met een mediator.

Er is ook een formele procedure. Er wordt dan een formele klacht neergelegd bij de klachtencommissie. Hier heeft de Vertrouwenspersoon een rol in. Deze commissie beoordeelt de ontvankelijkheid. Er volgt eventueel een klachtenonderzoek met hoor en wederhoor en getuigen. Mensen praten in dit traject óver elkaar. De klachtencommissie komt met een rapport over de aannemelijkheid en gegrondheid. De werkgever reageert hierop met een maatregel. Vaak is in dit traject een winnaar en een verliezer.

In het ultieme geval volgt nog een gang naar de rechter als een van de partijen het niet eens is met de maatregel van de werkgever.

Binnen een bedrijf heeft de Vertrouwenspersoon oog voor individueel belang maar ook voor bedrijfsbelang en respecteert grenzen van functies. Het is geen politieagent binnen een bedrijf. Een Vertrouwenspersoon signaleert tendensen en adviseert, zoals gezegd, gevraagd én ongevraagd. Een Vertrouwenspersoon zorgt voor basisvertrouwen, kan goed luisteren, oordeelt niet en vergroot niet uit. Soms vindt er alleen een goed gesprek plaats om het hart te luchten!